Как написать письмо о предоставлении скидки?
Задача: Написать письмо с просьбой о скидке и получить эту самую скидку.
Предположим, наша компания занимается организацией выставок. И большую долю их расходов составляет оплата услуг типографии. Буклеты, брошюры, пакеты, стенды, биллборды, плакаты. Всё это заказывается тоннами и стоит не малых денег. На волне кризиса рождается разумная идея — запросить у типографии скидку.
Нужно составить руководителю типографии такое письмо о скидке, которое:
И благодаря которому:
Первый подход
Пишем так, как нас учили писать деловые письма — сухо, строго, по делу, с использованием привычных слов и оборотов.
Генеральному директору ООО«Супертипография»
Гуттенбергу И.
В связи с тяжелой экономической ситуацией в бизнесе вынуждены обратиться в компанию «Супертипография» с просьбой о предоставлении скидки на услуги типографии.
Наши компании давно работают вместе. За годы сложилось взаимовыгодное продуктивное сотрудничество. Поэтому рассчитываем на адекватное рассмотрение нашей просьбы с вашей стороны.
С уважением и надеждой на понимание,
Экспоцентров Сергей.
Что получилось? Правильно, хлам. Такое письмо летит в корзину на десятой секунде чтения с с примерно такими словами — «А мне что с того? Будто у нас нет кризиса? На всех скидок не напасешься…».
Второй подход
Пишем письмо с пользой и выгодами для типографии, ответами на вопросы и снятием страхов.
Генеральному директору ООО«Супертипография»
Гуттенбергу И.
2016 год начался с большого количества вызовов для всех сфер бизнеса.
Наша компания не стала исключением. Только в апреле текущего года количество заключенных договоров уменьшилось у нас на 40%. Год только начинается, и предпосылок к улучшению пока не наблюдается.
Мы со своей стороны, понимая трудности наших клиентов, поддерживаем их в силу своих возможностей. С января мы снизили свои расценки на 25%.
С аналогичной просьбой о взаимной поддержке обращаемся мы и к вам. И просим рассмотреть возможность предоставления скидки в размере 16% к текущей цене на типографские услуги на оставшиеся восемь месяцев по текущему договору о сотрудничестве.
Подобный шаг выгоден обеим сторонам. Вы сохраняете в портфеле заказчиков проверенную платежеспособную компанию. Мы — за счет оптимизации расходов, сохраняем бизнес и продолжаем обеспечивать вас заказами.
У вас может возникнуть резонный вопрос – как скидка в 16% поможет нам? Тут всё просто. Мы разослали запрос о предоставлении скидки всем нашим текущим поставщикам. Если все они ответят положительно, то мы получим экономию на расходах, которая позволит пережить кризис и не закрыть бизнес.
Телефонная компания уже поддержала нас и скинула 16% со стоимости связи. А наш текущий арендодатель нашел возможность снизить аренду на 20%.
Жду вашего решения и ответа.
С уважением, Экспоцентров Сергей.
Готово! Совсем другое дело. Можно отправлять адресату.
В указанном письме компании и размер скидки можно смело заменять, шаблон универсальный.
Реальный факт: Аналогичное письмо было использовано юридической компанией в 2015 году и позволило получить скидку от арендодателя в размере 5% к текущей ставке арендной платы.
Где и как просить скидку, чтобы не отказали
В больших магазинах часто спасают скидочные карты, которые помогают сэкономить на покупках. А что делать, когда таких карт нет?
Вы сами можете организовать личную Черную пятницу практически в любом магазине. Для этого достаточно задать продавцу только один вопрос: «А скидку сделаете?» Вот где можно попросить скидку.
На сайтах объявлений
Продавцы на «Авито», «Юле» и других сайтах объявлений знают, что их попросят снизить цену, а потому часто закладывают в стоимость возможность торга. Так что не стесняйтесь просить скидку при покупке вещей с рук.
Если продавец наотрез отказывается снижать стоимость, постарайтесь стимулировать его: скажите, что заберете товар прямо сейчас, или предложите отказаться от подарков, которые идут в комплекте, в обмен на скидку.
Часто продавцов это убеждает, поэтому они идут на уступки и снижают цену.
На ярмарках
Ярмарки часто проводят перед праздниками или по выходным: на городской площади выставляют палатки и шатры с тематическими праздничными товарами. Купить в таких местах можно практически все: одежду, бытовую химию, фермерские продукты. А главное, там можно поторговаться.
Чтобы получить большую скидку, лучше приходить ближе к закрытию. Продавцы в это время стараются по максимуму распродать остатки, а значит, и уговорить их на скидку будет проще.
В небольших магазинах
Это не сетевые гипермаркеты, где цены четко регулируются и просить скидку у кассира бессмысленно. В частных магазинах вроде фермерских лавок часто владелец и продавец — это один и тот же человек.
Обращаясь к хозяину напрямую, получить скидку намного проще. Цены в таких местах не фиксированы администрацией свыше, так что можно попытать счастья.
В крупных магазинах
Если всю мебель для спальни и зала вы покупали в одном и том же магазине, не бойтесь просить скидку и на мебель для детской комнаты.
В базе клиентов вы точно есть: терять постоянного покупателя никому не хочется, — возможно, вам пойдут навстречу.
На услугах
С сантехниками, штукатурами, визажистами и прочими частными мастерами практически всегда можно поторговаться и выпросить скидку.
Они работают на себя, а не на компанию и сами назначают цены за услуги. Если вас не устраивает результат работы или цена кажется завышенной — обязательно поторгуйтесь, прежде чем отдать деньги.
Как просить скидку
Спрашивать. Кажется, элементарно, но есть те, кто боится или стесняется задавать вопросы продавцам. Даже если у товара есть очевидный брак, такие люди предпочитают отмолчаться, а могли бы сэкономить.
Ничего страшного не произойдет, если вы спросите о скидке: откажут — нестрашно, со всеми бывает, согласятся — сэкономите.
Задавать вопросы правильно. От правильно поставленного вопроса зависит исход разговора. Старайтесь не задавать простые вопросы, предполагающие односложные ответы «да» или «нет». В таком случае продавцу будет проще вам отказать. Придумайте что-нибудь посложнее. Не «Есть ли у вас скидки?», а «Как я могу получить скидку?».
Предложить что-то взамен. На это охотно пойдут недавно открывшиеся магазины. Пообещайте написать отзыв в интернете, рассказать о товарах друзьям, разместить пост в соцсетях. Нераскрутившимся компаниям пригодится любая реклама — скорее всего, они пойдут навстречу и сделают скидку.
«Мне немного не хватает». Эта фраза прекрасно работает на рынках. Если вы набрали черешни на 200 рублей, скажите продавцу, что у вас только 185. Скорее всего, он пойдет на уступку и отдаст товар за предложенную вами цену. И скидку получите, и мелочь в кошельке разгребете.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Стратегии, которые помогут получить скидку от партнера
Партнерские отношения определяют успех бизнеса. Особенно когда они длятся годами и включают в себя много продуктов или услуг. И это справедливо для обеих сторон. Поэтому большинство партнеров, с которыми мы работаем, готовы идти на уступки.
Заключение выгодной сделки — это не всегда про максимальную скидку. Есть и другие варианты, о которых можно договориться. Например, условия оплаты, гарантийный срок, доставка, качество продуктов и многое другое. Переговоры должны привести к соглашению, выгодному обеим сторонам.
Поговорим о том, как построить долгосрочные отношения со своими партнерами. Вот десять стратегий для заключения выгодной сделки.
1. Покажите, что вы готовы к сотрудничеству
Партнеры, как правило, дают скидки постоянным клиентам. Но что делать, если вы общаетесь впервые? Покажите, что готовы много и плодотворно совместно работать. Только мы вас умоляем, не обманывайте. Знаете, сколько раз они слышали фразу: «Если вы нам дадите скидку, то мы будем в будущем у вас много покупать»? Именно обман, лежащий под этой фразой, так всех бесит. Будьте честны и сразу скажите, на что они могут рассчитывать.
2. Определите рыночную цену
Думаем, что у нас продвинутые читатели, которым не нужно говорить, что первое, что следует сделать — изучить цены на продукты или услуги, которые вы ищите на рынке. Узнайте, что предлагают конкуренты потенциального партнера. Так будет легче вести переговоры. Иногда можно схитрить.
Однажды я покупала стройматериалы, и девушка прислала мне счет в WhatsApp. Отвечаю менеджеру: «Ирина, я посмотрела ваш счет, в Интернете есть дешевле. Цена окончательная?» Спустя 2 часа Ирина отправила мне новый счет. В Интернете я, конечно, ничего не смотрела и не сравнивала.
Кстати, сам факт попросить скидку — уже метод снизить цену. Казалось бы, самый банальный вариант, но очень действенный.
3. Поговорите с несколькими поставщиками
Только, пожалуйста, не сталкивайте их лбами — это уже устарело и давно не модно в деловых переговорах.
4. Попросите контакты других партнеров
Перед переговорами запросите у потенциального партнера контакты их клиентов — для справок. Так вы сможете получить важную информацию о ценах, качестве продуктов и услуг. Поставщик со своей стороны постарается показать себя с лучшей стороны на встрече и будет более сговорчивым.
5. Не зацикливайтесь на цене
Не расстраивайтесь, если партнер не захочет менять цену. Вы все еще можете договориться о каких-то штуках, которые снизят ваши расходы. Например, меньший аванс, более быстрая доставка, покупка оптом, продление срока гарантии и обслуживания. Наши знакомые получили таким образом от арендодателя бесплатную уборку офиса два раза в неделю и парковочные места для сотрудников — двор был закрытым.
6. Предложите больший депозит
Если сейчас скидка очень важна для вас, предложите партнеру более высокие депозиты — например, 50–60% от общей цены. Поставщики заботятся о своей дебиторской задолженности, поэтому таким образом вы сможете укрепить свою позицию. Та же история с авансом: предложите больше сначала, и вероятность получить скидку увеличится.
7. Заказывайте сезонные товары не в сезон
Тут все очевидно. Заказываете сезонные товары сильно заранее — получаете скидку. За окном июнь, и мало кто думает о новогодних подарках сейчас. Договариваетесь с производителем, он делает, например, ваш мерч с большой скидкой, забираете и в декабре не суетитесь. А у партнера дополнительный заказ. Классно же.
8. Сделайте ваши отношения эксклюзивными
Все любят, когда у них покупают как можно больше. Щедрым постоянным клиентам часто предлагают скидки и другие бонусы. Если у вас несколько поставщиков можно сделать следующее: выбрать одного и договориться с ним о лучших условиях в обмен на то, что теперь вы будете делать заказы только у него. Но тут, конечно, надо взвесить все риски и всегда иметь под рукой запасной вариант.
9. Станьте тем, с кем приятно работать
Каждый продажник знает: неважно, сколько клиент покупает, если он проблемный. И не дать ему скидку в этом случае — меньшее, чем можно компенсировать моральные страдания. Уверены, вы ведете себя как котеночек, а последний пункт так, на всякий случай. Поддерживайте хорошие отношения с партнерами: вовремя оплачивайте счета, общайтесь прямо и открыто, давайте обратную связь — и тогда скидки не будут для вас проблемой.
10. Ставьте себя на место партнера
Главное. Не относитесь к сделке как к дуэли, которую обязательно нужно выиграть. Нельзя отжимать партнера по полной, он тоже должен зарабатывать. В противном случае вам же будет хуже. Потратьте время на изучение их потребностей, чтобы все стороны остались удовлетворены в равной степени.
«Невербалика в переговорах»
50 наших карточек помогут вам чувствовать себя уверенно на любых переговорах и побеждать противника одним взглядом.
