Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми
Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.
Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.
Защита части текста Word от редактирования
Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.
После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.
Нажмите «Файл».
В самом низу меню выберите «Опции».
На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».
Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».
Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».
Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.
Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.
Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:
Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).
Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.
Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:
Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»
Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.
Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.
Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»
вы можете отредактировать надпись заполнителя:
Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:
Свойства окна для выбора даты:
Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.
Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».
Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:
В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:
И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».
Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».
Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.
Совет №13: создавайте формы, которые удобно заполнять
8 January 2019 | Пресс-центр
В программе Word можно создать форму или шаблон, который смогут заполнять другие люди. Это удобно для сбора мнений, комментариев, опросов и полезно, когда речь идет о коммуникации с большим количеством людей.
В шаблон вы можете добавить текстовые поля, флажки, даты, раскрывающиеся списки, базы данных.
Расскажем о шести шагах, которые помогут создать заполняемую форму.
Шаг 1 — Разработчик
Шаг 2 — Шаблон
Вечно торопитесь? Сэкономить время помогут шаблоны. Для этого нужно выполнить несколько простых действий:
Шаг 3 — Добавление элементов
Выберите Режим конструктора на вкладке Разработчик и вставьте те элементы управления, которые нужны.
Текстовый блок
Для того чтобы пользователи могли вводить текст в поля формы, вставьте элемент Обычный текст. Для этого:
Изображение
Чтобы вставить изображение, кликните в том месте, где хотите его видеть. Затем во вкладке Разработчик выберите Элемент управления содержимым Рисунок.
Заданные формы
Если вы хотите, чтобы пользователи могли выбрать определенный блок текста и внести в него изменения, то создайте для каждого варианта свой Форматированный текст и поместите их в Стандартный блок. Эта функция будет полезна, если вы создаете шаблон договора, в который нужно вносить данные.
Списки
Если вы хотите, чтобы пользователи могли выбрать один из предложенных вариантов ответа или ввести свой, то создайте список.
Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.
Дата
Для установки даты кликните в том месте, где нужно вставить этот элемент. Во вкладке Разработчик нажмите на Элемент управления содержимым — Выбор даты.
Флажок
Для вставки флажка нажмите на то место, где он должен появиться. Затем во вкладке Разработчик кликните на Элемент управления содержимым — Флажок.
Шаг 4 — Изменение параметров
У каждого элемента формы есть параметры, которые можно задать или изменить. Например, вы можете выбрать разные варианты отображения даты в поле Выбор даты.
Для использования этой опции кликните на элемент управления, который нужно изменить. Во вкладке Разработчик выберите Свойства и измените свойства так, как хотите.
Шаг 5 — Пояснительный текст
Текст можно добавить в форму, он поможет сделать ее удобнее и понятнее. Его можно изменить при необходимости. Для этого:
Шаг 6 — Защита
Чтобы другие пользователи не могли изменить форму, вы можете отключить возможность редактирования. Для этого вам нужна команда Ограничить редактирование.
После выбора ограничений нажмите кнопку Да, включить защиту.
Добавление, копирование и удаление текстового полей в Word
Текстовое поле — это объект, который можно добавить в документ и с помощью которого можно вставлять и вводить текст в любом месте файла. Текстовые поля позволяют привлечь внимание к определенному фрагменту, а также перемещать его по документу.
Добавление текстового поля
Перейдите в >, а затем выберите одну из предварительно отформатированные текстовых полей из списка, выберите Другие текстовые поля из Office.com или нарисовать текстовое поле.
Если вы выбрали нарисовать текстовоеполе, щелкните в документе и перетащите его, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.
Чтобы добавить текст, выберите поле и введите или введите текст.
Если вы не используете мышь
Нажмите и отпустите клавиши ALT, N, а затем нажмите клавишу X.
С помощью клавиш со стрелками выберите нужную надпись, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Когда вы завершите ввод и решите вернуться к редактированию текста в документе, нажмите клавишу ESC.
Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.
Для форматирования самой надписи используйте команды на контекстной вкладке Формат, которая отображается в разделе Средства рисования, когда вы выбираете надпись.
Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид 
, перетащите текстовое поле в новое место.
Несколько надписей можно связать между собой, чтобы текст из одной надписи перетекал в другую. Щелкните надпись, а затем в разделе Работа с надписями на вкладке Формат в группе Текст нажмите кнопку Создать связь.
Копирование текстового поля
Выберите границу текстового окна, которое вы хотите скопировать.
Нажмите клавиши CTRL+C.
Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. В противном случае скопируется текст, а не надпись.
Щелкните нужное место и нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить надпись.
Удаление текстового поля
Выберите границу текстового окна, которое вы хотите удалить, и нажмите кнопку УДАЛИТЬ.
Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. В противном случае удалится текст, а не надпись.
Добавление текстового поля
Щелкните документ или коснитесь его и перетащите, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.
Чтобы добавить текст в текстовое поле, вы выберите внутри него и введите или введите или введите текст.
Если у вас возникают проблемы при печати текстовых полей, перейдите в меню Файл > Параметры > Отображение и в области Параметры печати выберитеПечать рисунков, созданных в Word.
Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.
Чтобы расположить текстовое поле, вы выберите его, а затем, когда указатель , перетащите его в новое место.
Несколько нарисованных текстовых полей можно связать между собой, чтобы текст из одного поля перетекал в другое. Выберите одно из текстовых полей, а затем в группе Средства рисования навкладке Формат в группе Текст нажмите кнопку Создать связь.
Копирование текстового поля
Выберите границу текстового окна, которое вы хотите скопировать.
Перейдите на главная > Копировать 
.
Указатель должен находиться не внутри текстового поля, а на его границе. Если указатель не на границе, то при нажатии кнопки Копировать копируется не само текстовое поле, а только находящийся в нем текст.
Перейдите на главная и выберите Вировать.
Удаление текстового поля
Вы выберите границу текстового окна и нажмите кнопку DELETE.
Указатель должен находиться не внутри текстового поля, а на его границе. Если указатель не на границе, при нажатии нажатие delete удаляет текст в текстовом поле.
Добавление текстового поля
На вкладке > текстовое поле выберите нарисовать текстовое поле (где текст выровнен по горизонтали на странице) или Вертикальная (если текст выровнен по вертикали на странице).
Выберите документ и перетащите его, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.
Чтобы добавить текст в текстовое поле, щелкните или коснитесь его, а затем введите или введите или введите текст.
Чтобы отформатировать текст в текстовом поле, вы выберите его, а затем, нажав control, щелкните текст и выберите Шрифт.
Чтобы добавить к текстовой поле различные эффекты, выберем ее и используйте параметры на вкладке Формат фигуры (например, изменение направления текста или выравнивание текста по верхнему, среднему или нижнему части текстового окна).
Чтобы расположить текстовое поле, вы выберите и удерживайте его, а затем, когда указатель , перетащите текстовое поле в новое место.
Примечание: Если вы добавили несколько текстовых полей, их можно связать, чтобы текст перетекал из одного поля в другое. С выбранным текстовым полем можно связать только пустое поле. Для этого выберите текстовое поле, которое вы хотите связать с другим текстовым полем, а затем перейдите в формат фигуры > Создать связь.
Копирование текстового поля
Выберите текстовое поле, который нужно скопировать.
Указатель должен находиться не внутри поля, а на его границе. Если указатель не на границе, копируется текст в текстовом поле.
Нажмите control и щелкните, а затем выберите Копировать. Вы также можете нажать клавиши 
+C.
Выберите место в документе, куда вы хотите в виде текстового окна, нажмите control и, нажав кнопку мыши, выберите В виде вложения. Вы также можете нажать клавиши +V.
Удаление надписей
Выберите границу текстового окна, которое нужно удалить, и нажмите кнопку DELETE.
Указатель должен находиться не внутри поля, а на его границе. Если указатель не на границе, при нажатии delete удаляется текст в текстовом поле.
Добавление текстового поля
Перейдите в > вставка.
Щелкните в том месте файла, куда вы хотите вставить текстовое поле, удерживая нажатой кнопку мыши, а затем перетащите указатель, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.
После того как вы нарисуйте текстовое поле, щелкните внутри него, чтобы добавить текст.
Копирование текстового поля
Выберите текстовое поле, который нужно скопировать.
Указатель должен находиться не внутри поля, а на его границе. Если указатель не на границе, копируется текст в текстовом поле.
Нажмите control и щелкните, а затем выберите Копировать. Вы также можете нажать клавиши +C.
Выберите место в документе, куда вы хотите в виде текстового окна, нажмите control и, нажав кнопку мыши, выберите В виде вложения. Вы также можете нажать клавиши +V.
Удаление надписей
Выберите границу текстового окна, которое нужно удалить, и нажмите кнопку DELETE.
Указатель должен находиться не внутри поля, а на его границе. Если указатель не на границе, при нажатии delete удаляется текст в текстовом поле.
Вставка текстового поля
В шаблоне формы Microsoft Office InfoPath можно использовать текстовое поле для сбора информации от пользователей или отображения данных из базы данных или другого внешнего источника данных.
В этой статье
Использование текстового поля
При необходимости с помощью текстового поля:
Разрешить пользователям введите любой фрагмент обычного текста в форму.
Отображать сведения, такие как результат формулы или текущую дату.
На приведенном ниже рисунке текстовые поля используются для ввода пользователем контактные данные.
По умолчанию при вставке надписи на шаблон формы InfoPath добавляет одинарная линия текстового поля. Если нужно текстового поля для отображения многострочный текст вместо этого можно включить разрывы абзацев или обтекание текстом для надписи после его вставки. Кроме того можно использовать поля форматированного текста.
Связанные элементы управления
InfoPath включает элементы управления, которые отличают текстовые поля, но, предназначены для разных целей. Чтобы определить, какие из этих элементов лучше всего использовать для шаблона формы, ознакомьтесь со списком следующее:
Поле форматированного текста Как и обычные текстового поля поля форматированного текста позволяет пользователям введите, изменение и просмотр текста. В отличие от текстового поля поля форматированного текста по умолчанию отображаются многострочный текст. Пользователи также могут добавлять элементы форматирования для поля форматированного текста, например полужирного или курсивного текста, рисунков и таблиц. Форматирование данных в поля форматированного текста сохраняется как XHTML, который может быть несовместим с источники данных, ожидается короткий последовательностей обычный текст.
Поле выражения Поле выражения обычно используется для отображения текста, доступного только для чтения для отображения значения другого элемента управления в форме или создавать формулы, основанные на выражение XPath. В отличие от текстового поля поле выражения не сохранить или сохранить данные. Таким образом следует использовать поле выражения только в том случае, если вы не хотите сохранять его значения или ссылки на него в другую формулу.
Можно использовать текстовые поля самостоятельно или добавить их в повторяющихся таблиц, разделов и других элементов управления, связанных с макетом. Например текстовые поля часто отображаются в ячейках в повторяющейся таблице.
Взаимодействие с пользователем
Ввод данных в текстовое поле можно легко. Пользователи размещение своих курсора внутри текстового поля и введите необходимые сведения. Данные в форме отображается как обычный текст.
Совет: Если требуется пользователи должны иметь возможность применить форматирование символов к тексту в текстовом поле поля форматированного текста можно использовать вместо стандартной текстового поля.
Текстовые поля включают несколько знакомые возможности системы Microsoft Office. Например если пользователи слово в текстовое поле, увидят красной волнистой линией, которая указывает на возможную орфографическую ошибку.
Вместе с ошибками функцию автозаполнения включена для текстовых полей по умолчанию. Автозавершение сохраняет предыдущие элементы, которые пользователи ввели в форму. При вводе первых нескольких символов в текстовое поле InfoPath перечислены возможные варианты из операции, которые пользователь ввел перед. Это упрощает пользователи должны вводить повторяющихся или стандартных данных, например его имя или адрес, в формах, которые они заполнять.
Примечание: При разработке шаблона формы в InfoPath, вы можете создавать шаблон формы с поддержкой веб-браузера. При разработке шаблона формы с поддержкой браузера некоторых функций, таких как проверка орфографии, будут недоступны для использования в InfoPath, так как они не работают в веб-браузере.
Вставка текстового поля
Процедура Вставка текстового поля немного зависят от ли разработка шаблона формы пустой или индексация внешнего вида шаблона формы базы данных или другого внешнего источника данных.
Ниже показано, как выглядит текстового поля, при выборе в Режим конструктора.
Источник данных для шаблона формы состоит из полей и групп, которые отображаются в виде иерархической структуры в области задач Источник данных. Текстовые поля всегда связаны с полями. В следующем примере текстовое поле Фамилия в форме привязан к полю Фамилия в области задач Источник данных.
Добавление текстового поля в шаблоне пустой формы
При создании нового пустого шаблона формы по умолчанию устанавливается флажок Автоматически создавать источник данных в области задач Элементы управления. Это позволяет InfoPath автоматически создавать поля и групп в источнике данных по мере добавления элементов управления в шаблон формы. Эти поля и группы представлены в виде значков папок и файлов в области задач Источник данных.
Поместите курсор в то место шаблона формы, куда вы хотите вставить элемент управления.
Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.
В разделе Вставить элементы управления щелкните Текстовое поле.
Чтобы добавить метку к элементу управления, введите текст сверху или слева от элемента управления, за которым следует двоеточие (:). Например, если текстовое поле предназначена для сбора Фамилия пользователя, введите Фамилия:.
Добавление текстового поля в шаблоне формы, основанного на существующий источник данных
Если основе внешнего вида шаблона формы на существующий файл язык XML (Extensible Markup), базы данных или веб-службы, InfoPath извлекает поля и группы в области задач Источник данных из соответствующего источника данных. В этом случае можно вставить текстовое поле, перетащив поле из области задач Источник данных в шаблоне формы или путем вставки текстового поля из области задач элементы управления вместо способами, описанными в следующей процедурой.
Поместите курсор в то место шаблона формы, куда вы хотите вставить элемент управления.
Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.
В разделе Вставить элементы управления щелкните Текстовое поле.
В диалоговом окне Привязка текстового поля выберите поле, в котором нужно сохранить данные текстовое поле и нажмите кнопку ОК.
InfoPath в качестве используется имя поля или группы подпись элемента управления. При необходимости измените текст подписи.
Совет: В области задач Источник данных также можно использовать для вставки элементов управления. В области задач Источник данных щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите связать текстового поля, чтобы и в контекстном меню выберите пункт Надпись.
Советы по макету
Прежде чем вставлять надписи на шаблон формы, подумайте, как вы хотите упорядочить их. Вы можете добавить текстовых полей, перетаскивая их место, где требуется шаблона формы, но, которая может привести к угодно конструктор. Если вы хотите больше организации шаблона формы, можно добавлять макетная таблица и затем вставить подписи и элементы управления в отдельные ячейки, чтобы он хорошо выровнять. На приведенном ниже рисунке четырех строк и двух столбцов макетной таблицы используется для упорядочения подписей и элементов управления.
В дополнение к использованию макетных таблиц для упорядочения текстовых полей, можно выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Чтобы одновременно изменить размер нескольких текстовых полей, выделите текстовые поля, размер которых нужно изменить, в меню Формат выберите пункт Свойства, откройте вкладку размер и внесите необходимые изменения.
Размер текстовых полей с учетом изменения длину текста, пользователям потребуется ввести в полях шаблона формы.
Чтобы изменить границы или цвет нескольких текстовых полей, одновременно, выберите текстовые поля, которые вы хотите изменить, в меню Формат выберите команду границы и заливка, перейдите на вкладку границы и внесите необходимые изменения.
Чтобы настроить текст, отображаемый в текстовом поле, используйте поля Шрифт и Размер шрифта на панели инструментов Форматирование. Чтобы изменить шрифт и размер шрифта для всех текстовых полях шаблона формы за один раз, выберите текстовое поле с форматированием и нажмите кнопку Применить шрифт для текстовых полей в меню Формат.
Чтобы увидеть, как будут выглядеть текстовые поля с текстом, в них, в меню Вид нажмите кнопку Образец данных. Это позволит понять, как будет выглядеть формы при заполнении его.
Настройка межзнакового интервала вне текстового поля с помощью полей. Настройка межзнакового интервала вокруг текста внутри текстового поля с помощью полей. Оба параметра находятся на вкладке размер в диалоговом окне Свойства текстового поля.
В некоторых случаях текст внутри текстового поля и подписи слева от текстового поля может отображаться для немного отсутствовать выравнивания. Чтобы быстро изменить выравнивание их, дважды щелкните текстовое поле, нажмите кнопку Выровнять на вкладке размер и нажмите кнопку Применить. Если подпись и текстовое поле находятся в разных ячейках макетной таблицы, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую подпись, в контекстном меню выберите команду Свойства таблицы и на вкладке Ячейка в группе Вертикальное выравнивание выберите Центр.
