Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?
Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером. Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует. А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.
При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д. — добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.
На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой. Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей. Свыше них придется платить НДФЛ.
Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.
Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ. Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП. ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.
Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки. Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.
В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д. — это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников. В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На онлайн-практикуме осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».
Что такое командировка работника
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
Служебная поездка. В чем отличие от командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:
Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.
Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:
Служебная поездка и командировка: в чём отличие
Когда поездка по работе считается командировкой, а когда это просто служебная поездка? Ответ на вопрос прост и чётко прописан в законодательстве. Разбираемся вместе.
Отличительные особенности командировки
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение даётся в статье 166 Трудового кодекса РФ. В Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 уточняется, что поездка по служебному поручению в представительство или филиал компании, в котором сотрудник не работает постоянно, также считается командировкой.
Вот три важных момента, определяющие командировку:
Давайте рассмотрим две похожие ситуации.
Ситуация #1. Компания отправляет менеджера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге на неделю провести акцию для покупателей. В течение этой недели он организует все условия, проводит конкурс, подводит его итоги и возвращается в Москву. По закону эта поездка является командировкой.
Ситуация #2. Менеджер компании на три летних месяца переезжает жить в Сочи и договаривается с руководством, что работать будет из местного офиса. Он приходит на работу в те же часы, что и в Москве, и выполняет свои основные рабочие обязанности. По законодательству это не является командировкой. Налоговый орган будет считать, что сотрудник временно сменил рабочее место на другой филиал, и рассчитывать оплату его труда как командировочные нельзя.
Кто может ездить в служебные поездки
Служебной называется поездка сотрудников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер. Это, например, курьеры, экспедиторы, проводники поезда, водители. Служебные поездки не должны оплачиваться, как командировки. Служебные поездки упоминаются в Постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749.
Перечень профессий и должностей разъездных работников каждый работодатель определяет самостоятельно, поэтому включить в него вы можете любые специальности. Главное, чтобы по роду своей деятельности сотруднику нужно было перемещаться по местности, а условие о разъездном характере работы было закреплено в трудовом договоре.
Например, если вы отправляете штатного курьера из Москвы в офис в Санкт-Петербурге, чтобы передать важные документы, он не едет в командировку, а выполняет свои трудовые обязанности, закреплённые в договоре. Если же из Москвы в Санкт-Петербург те же документы повезёт менеджер, то такую поездку нужно оформить как командировку. Кстати, если сотрудник едет на своей машине, прочитайте нашу статью «Командировка на личном автомобиле».
Командировка или вахта: в чем отличие и как их оформить
Длительная командировка и вахта, на первый взгляд, очень похожи, так что некоторые работодатели по ошибке их путают. На самом деле, различий вахтового метода работы и служебной поездки много, а подмена понятий может привести к юридической ответственности компании. В статье разберёмся, какие особенности есть в положении вахтовиков и командированных, и что выгоднее для работодателя.
Понятия вахты и командировки
Вахтовый метод работы подразумевает выполнение должностных обязанностей за пределами постоянного места проживания, когда ежедневное возвращение домой невозможно.
Обычно это поездки в особенно отдалённые места, районы с особыми природными условиями, где основная цель сотрудника — производительная деятельность, строительство или реконструкция объектов (ст. 297 ТК РФ).
На вахте сотрудники часто живут в вахтовых посёлках, построенных специально для выполнения работы в определённом районе, или в общежитиях. Обеспечить инфраструктуру для жизни на новом месте обязан работодатель.
Командировка же — это единичная поездка для выполнения конкретного служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Такая поездка рассчитана на небольшой срок и подразумевает возвращение на основное место работы.
Если вкратце, вахта — это постоянная форма работы, командировка — поездка для исполнения единичного поручения.
Оплата труда
Вахта и командировка дают сотруднику разные гарантии.
Командированный работник получает зарплату из расчёта среднего заработка, а также ему возмещаются все вынужденные расходы. Сохранение должности и места работы тоже гарантируется законом. За каждый день, проведённый в другом городе, ему полагаются суточные (ст. 167—168 ТК РФ).
Вахтовики получают установленную заработную плату — за выполнение должностных обязанностей и за время, проведённое в пути к месту работу. Кроме того, сотрудникам полагается надбавка. Её размер устанавливается договором или нормативным актом с учётом норм профсоюза.
Для тех, кто едет на вахту в районы Крайнего Севера, надбавки больше — они зависят от районного коэффициента. Ещё работникам гарантируется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 302 ТК РФ).
Для сотрудника вахтовый метод работы выгоднее с точки зрения оплаты труда, особенно если нужно поехать в особо отдалённые районы страны.
Продолжительность поездки
По закону вахта должна быть не дольше месяца. Работодатель с согласия профсоюза может увеличить срок до трёх месяцев. При этом ежедневная смена не может быть длиннее 12 часов.
Для командировки, напротив, максимальный срок не определён — она не может быть бессрочной, но чёткого ограничения нет. Важно помнить, что как только сотрудник выполнит служебное поручение, ему лучше вернуться на основное место работы.
Если поездка затянется, трудовая инспекция может посчитать это переводом в другой город, который замаскировали под командировку.
Такая подмена — серьёзное нарушение, за которое как минимум придётся заплатить штраф. В худшем случае суд может временно остановить деятельность юридического лица.
Налогообложение
Ещё одно отличие командировки от вахты — в налоговой сфере.
Зарплатные налоги (НДФЛ, взносы на страхование и др.) начисляются на средний заработок в командировке и на зарплату во время вахты одинаково.
Но суточные и надбавки для вахтовиков облагаются налогами по-разному. Суточные налогообложению не подлежат, если они не выше 700 рублей в день на территории России и не выше 2 500 за границей (ст. 217 НК РФ). Для надбавок к зарплате на вахте ограничений нет — налоги на них в любом случае платить не нужно.
Из-за этого небольшого отличия при необходимости сотрудники налоговой службы могут изменить статус долговременной командировки на вахтовую работу.
В итоге
Чтобы выбрать, какой метод работы подходит компании, нужно чётко понимать цель поездки. Если, например, сотрудника нужно отправить на строительство масштабного объекта на долгий срок, а работодатель способен обеспечить ему достойные условия жизнедеятельности там — правильнее выбирать вахту.
Когда у сотрудника есть только одно поручение или задача, после выполнения которой можно вернуться домой, оформляйте командировку.
Помните, что неверное решение о методе работы может повлечь проблемы с трудовой и налоговой инспекцией, поэтому важно ещё в начале проекта определить, как будут работать сотрудники.
Похожие статьи
Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой
Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой. Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось. Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, […]
Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки
Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
Аренда жилья для работника за границей
Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
Служебная командировка предполагает разовый выезд работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В служебные командировки направляются работники, трудовая функция которых не предполагает разъездного характера работы, то есть работники, в обычной ситуации работающие на стационарных рабочих местах на территории работодателя.
Служебные поездки предполагают регулярные выезды работника на постоянной основе для выполнения работы вне места нахождения работодателя. В служебные поездки направляются работники, которым трудовым договором установлен разъездной характер работы или работа в пути.
Работникам, осуществляющим служебные поездки, возмещаются следующие расходы:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размер и порядок возмещения указанных расходов устанавливается коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором.
Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
