Оплата по среднему заработку в командировке в программных продуктах 1С
Командировки – неотъемлемая часть жизни многих организаций. Несмотря на то, что эта тема далеко не нова, многие вопросы по работе с командировками остаются актуальными. Одна из частых ошибок бухгалтеров – обычный расчет зарплаты в дни, когда сотрудник был в командировке, особенно в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0, ведь там приходится считать средний заработок вручную. В этой статье мы расскажем о расчете среднего заработка в обеих программах, наглядно продемонстрировав преимущество 1С: ЗУП при большом количестве командировок.
Следует различать командировки и служебные поездки работников. Это два разных понятия.
Служебной командировкой согласно ст. 166 ТК РФ считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
При направлении сотрудника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и начисляется в эти дни средний заработок согласно п. 9 Положения об особенностях направления сотрудников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок расчета среднего заработка для оплаты командировок установлен п. 8, 13 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Начисление оплаты по среднему заработку в командировке в 1С: ЗУП ред. 3.1
Чтобы расчет командировок появился в программе, этот функционал необходимо «включить» в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты».
Далее необходимо пройти по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» в закладку «Учет отсутствий» и установить флажок «Командировки». Если в организации бывают длительные командировки, то их можно оплатить в конце каждого месяца, а не в конце срока командировки. Для этого нужно включить флажок «Длительные командировки оплачивать помесячно».
Для регистрации и расчета оплаты за время нахождения в командировке по среднему заработку и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме № Т-9 предназначен специализированный документ «Командировка».
Создаем новый документ: выбираем сотрудника, указываем месяц начисления, дата начала и окончания командировки.
Программа автоматически рассчитывает средний заработок (исходя из данных по зарплате этого сотрудника в 1С ЗУП).
Нажав на «Печать» в верхнем правом углу документа, можно выбрать документ «Расчет среднего заработка» и «Подробный расчет начислений» или другие необходимые документы в командировку.
Для более полного отражения сведений в приказе, командировочном удостоверении (его отменили, но если удобно им пользоваться, то можно оформлять), служебном задании, на закладке «Дополнительно» заполняем город поездки, основания и цели командировок.
Выбираем «Подробный расчет начислений» для просмотра:
В расчет среднего заработка для командировок берется период за последние 12 месяцев, предшествующих командировке (п. 4,9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, ст. 139 ТК РФ).
В случаях повышения заработной платы средний заработок дней командировок необходимо индексировать (п. 16 Положения).
Если сотрудник трудится в организации менее 12 месяцев, как в нашем примере, то расчетным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, предшествующий месяцу направления его в командировку.
Среднедневной заработок составляет: 72 000 руб. / 36 дней = 2 000 руб.
Согласно нашего примера сотрудник находится в командировке 3 рабочих дня. Сумма оплаты за период нахождения в командировке составляет: 2 000 руб. * 3 дня = 6 000 руб.
Нередко командировки бывают в районы, где другие территориальные условия, то при нажатии на вкладку «Стаж ПФР» и в поле выбрать необходимое значение из списка.
При создании и заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, в котором была командировка, видно, что начисленная командировка в нем отсутствует. Начисление оплаты по среднему заработку в командировке в программе выполняется документом «Командировка».
Убедиться в этом мы сможем, сформировав расчетный листок сотрудника.
Если в документе «Командировка» на вкладке «Главное» было выбрано выплата «с зарплатой» или «с авансом», то при создании и автоматическом заполнении ведомости на зарплату или аванс программа включит в нее и командировочные начисления.
Если была выбрана выплата «в межрасчетный период», программа выделит и удержит сразу НДФЛ.
Выплату можно оформить автоматически из документа «Командировка» по кнопке «Выплатить» или в разделе «Выплаты» создать ведомость в банк или кассу для оплаты командировки.
Начисление оплаты по среднему заработку в командировке в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0
Регистрация и автоматический расчет оплаты за время нахождения в командировке в программе не поддерживается. Сумма оплаты рассчитывается вручную.
Сначала создаем справочник с таким начислением среднего заработка по командировкам.
Далее на вкладке «Начисления» создадим новое начисление.
Сумму оплаты за командировочные дни придется рассчитать вручную, используя алгоритм, описанный для программы 1С: ЗУП ред. 3.1.
Так как в примере работник находился с 19.03.2020 по 23.03.2020 в командировке в г. Сочи, за эти три рабочих дня ему начисляются командировочные. Учтите, что при расчете зарплаты период командировки автоматически не считается. Поэтому к начислению будет предлагаться сумма оплаты по окладу без учета фактически отработанного времени. Необходимо ручками поправить количество оплачиваемых дней.
Далее программа автоматом удержит НДФЛ и начислит взносы:
Если в вашей организации изначально предполагается большое количество командировок, то целесообразнее и удобнее это сразу делать в программе 1С: ЗУП ред. 3.1
Автор статьи: Оксана Калинина
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
«1С:Зарплата и управление персоналом 8»: краткосрочные внутрисменные отсутствия
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.0 предусмотрен гибкий механизм учета времени, позволяющий учесть различные жизненные ситуации и отразить их и в табеле учета рабочего времени, и при расчете зарплаты.
Настройка внутрисменных отсутствий
При Начальной настройке программы нужно установить флаги:
Рис. 1. Настройка учета отсутствий на работе
Внутрисменные командировки
Пример 1
Внутрисменные простои
Если простой был по причинам, не зависящим от сторон, то оплата производится исходя из 2/3 тарифной ставки. Соответственно, и в табеле учета рабочего времени фиксироваться простой будет в зависимости от вида простоя (см. табл. 1).
Символы в табеле при внутрисменном простое
Простой, не зависящий от работодателя и работника в дневное время
Время простоя по вине работодателя в дневное время
Простой по вине работника в дневное время
Пример 2
Внутрисменный простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника, продолжался в дневное время 22 сентября 2015 года 2 часа.
Внутрисменные отгулы
Внутрисменные отгулы (дополнительное время отдыха сотрудника) могут образоваться в трех случаях:
Рис. 4. Внутрисменный отгул
Пример 3
25 сентября 2015 года сотрудник взял дополнительных 4 часа отдыха в счет отработанного ранее времени сверхурочно. В программе зарегистрирован внутрисменный отгул.
Внутрисменные прогулы и неявки
Для регистрации прочих внутрисменных неявок и прогулов в программе предусмотрены следующие документы: Отпуск без сохранения заработной платы и Прогул, неявка.
Вид неоплачиваемого отпуска
Символы в табеле при внутрисменном неоплачиваемом отпуске
Дополнительный учебный отпуск без оплаты
Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ
Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ
Пример 4
Символы в табеле при внутрисменном неоплачиваемом отпуске
Неявки по невыясненным причинам в дневное время
Пример 5
Комбинации видов внутрисменных отсутствий в один рабочий день
Пример 6
Учет и оформление командировок (кадры)
Рассмотрим, как регистрируются и оформляются в программе командировки.
- Документы 1С для регистрации командировок Документ Командировка Месяц и дата документа Срок командировки Освободить ставку на период отсутствия Данные для печати Стаж ПФР Печатные формы документа Командировка Документ Командировка группы Отражение командировки в табеле
В реквизите Месяц указывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за командировку.
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
В реквизите Дата — дата оформления приказа на командировку.
Например, 30 мая оформляется приказ на командировку сотрудника, которая начинается в июне. В этом случае, в реквизите Дата следует указать 30.05, а в поле Месяц — Июнь, т.к. оплата за командировку, начинающуюся в июне, должна быть начислена в июньскую зарплату:
Дата начала и дата окончания командировки определяются с учетом п. 4 Положения о командировках.
Например, работник едет в командировку на поезде. Согласно проездным документам, поезд отправляется в 23:59 5 июня, а в место командирования прибывает в 08:00 уже 6 июня. Дата начала командировки в этом случае – 5 июня.
Обратно из места командирования поезд отправляется в 16:05 8 июня, а прибывает в 00:01 9 июня. Дата окончания командировки – 9 июня:
Флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) устанавливается, если регистрируется командировка не несколько часов в рамках одного рабочего дня (смены). В этом случае вместо периода командировки указываются дата и количество часов командировки:
Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если регистрируется длительная командировка, на период которой вместо командированного работника на его позицию может быть принят другой сотрудник. Подробно этот механизм рассматривается в публикации «Временное освобождение ставок штатного расписания».
На вкладке Дополнительно указываются данные для формирования печатной формы приказа.
Например, сотрудник организации ООО «Барбарис» Пионов О.И. едет в командировку в организацию ООО «Лютики», расположенную в городе Рязани, с целью закупки оборудования. Командировка финансируется за счет собственных средств организации ООО «Барбарис».
В этом случае Данные для печати заполняются следующим образом:
Введенные данные будут отражены в печатной форме Приказа о направлении сотрудника в командировку :
Вкладка Стаж ПФР отображается в документе Командировка только в том случае, если сама организация или ее обособленные подразделения расположены в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных местностях) либо если в организации имеются должности, работа на которых дает право на льготную пенсию. На вкладке Стаж ПФР можно определить отображение периода командировки в персонифицированной отчетности (форме СЗВ-СТАЖ ): можно отменить/назначить территориальные условия ПФР на период командировки, отменить включение периода командировки в стаж для досрочного назначения пенсии.
Подробно этот вопрос рассматривается в публикации «Учет стажа для персонифицированного учета ПФР».
Из документа Командировка можно получить следующие печатные формы:
Документ Командировка группы предназначен для оформления группового приказа на командировку.
Сначала в табличную часть документа вносятся сведения о сотрудниках, направляющихся в командировку:
Затем по ссылке Оформить отсутствия автоматически создаются и заполняются документы Командировка на каждого из сотрудников из табличной части.
Из документа Командировка группы можно получить печатную форму Приказа о направлении работников в командировку по форме №Т-9а – пример в PDF.
В табеле учета рабочего времени рабочие дни, приходящиеся на период командировки отражаются буквой К :
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Командировка в 1С 8.3 ЗУП 3.1 пошагово
Учет командировок имеет ряд нюансов: обозначение в табеле, порядок оплаты за время нахождения в командировке, расчет среднего заработка, оплата командировочных. В статье разобрали основные нюансы учета командировок в 1С 8.3 ЗУП:
Предварительные настройки для учета командировок
Как оформить командировку в 1С 8.3 ЗУП
Командировка
Если подключен помесячный учет длительных командировок, для переходящей командировки (например, с 29.11.2021 по 06.12.2021) можно выбрать способ оплаты:
Открыть расшифровку расчета среднего заработка можно по кнопке со знаком «карандаш».
Оплата командировки может быть выплачена не только с зарплатой, но и с авансом или в межрасчет. Порядок выплаты также можно выбрать в документе Командировка :
Реквизит Планируемая дата выплаты – дата, когда планируется выплатить начисленную сумму.
На вкладке Дополнительно размещены:
Отменить командировку можно также двумя способами:
По кнопке Печать можно сформировать следующие печатные формы и справки.
Командировка группы (Т-9а)
Если параметры командировки одинаковы для все сотрудников, можно сначала создать строку по одному работнику, заполнить ее и потом копировать эту строку, меняя сотрудника.
Зарегистрируем отсутствия по сотрудникам одним из двух способов:
После регистрации индивидуальных Командировок в документе Табель ( Зарплата – Учет времени – Табели ) дни командировки будут отражены по коду К ( Командировка ).
Командировка в месяце приема на работу
При направлении в командировку в месяце приема на работу есть одна трудность – у программы нет еще данных для расчета среднего заработка. Разберем, как это обойти.
Как в 1С 8.3 ЗУП 3.1 провести командировку в выходные дни
Если, находясь в командировке, сотрудник привлекается к работе в свой выходной день, это нужно отразить в ЗУП 3.1 дополнительно. В документе Командировка оплата по среднему заработку рассчитывается только за рабочие дни нахождения в командировке. Рассмотрим, как отразить работу в выходной в командировке.
Командировка внутрисменная что это
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.
Кого нельзя отправить в командировку
Ссылка на законодательство
Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках
Сотрудники, работающие по ученическому договору
Можно, только если командировка связана с ученичеством
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями
Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.
Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.
Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
5. Бронирование жилья и билетов
В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.
Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки
Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
7. Командировка
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.
8. Отчёт о командировочных расходах
После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.
Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Отчётные документы
На жильё
В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.
На транспорт
Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.
Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.
Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.
На другие расходы
Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее
