Зачем переходить на проектный менеджмент?
Какой руководитель проекта не задумывался о том, что изобретать велосипед — не самое интересное и продуктивное занятие? Наверное, таких нет. И вопросом о том, стоит ли внедрять в компании проектный менеджмент (РМ), тоже задаются многие.
По сути, этот инструмент уже давно прижился во многих успешных бизнесах, и размышлять целесообразно не о том, внедрять ли его, а о том, как это сделать, исходя из миссии и ценностей конкретной компании.
Что такое проектный менеджмент?
Управление проектами, проектный менеджмент, project management, РМ — названия процесса достижения той или конкретной цели в заданных рамках (временных, бюджетных и пр.). При этом в понятие РМ входит также набор инструментов, методик, навыков и техник, который применяется для достижения цели и может варьироваться в зависимости от изменяющихся условий, в которых ведется работа (появления как рисков, так и возможностей).
Немного истории развития стандартов управления проектами
Официально принято считать, что проектный менеджмент в привычном нам понимании появился в 1950-е годы ХХ века. Но есть и исследователи, которые считают, что уже при строительстве пирамид Гизы использовали подход, напоминающий РМ (за возведение каждой грани отвечал отдельный человек).
Приложили руку к созданию современной системы управления проектами специалисты, занимавшиеся, в частности:
Проектный менеджмент — это структурированный здравый смысл.
Михаил Дубовик, ГК «Проектная ПРАКТИКА»
Можно заметить, что сегодняшнее бизнес-пространство — совсем не то, что даже несколько десятков лет назад, когда предприятия создавались едва ли не века, что-то новое воспринималось как революция, а у потребителя просто не было такого количества альтернатив продукту. И, что прискорбно, почему-то далеко не все понимают, что старые методы управления — путь в тупик. Поэтому многие компании продолжают по инерции двигаться в никуда.
Следовательно, задача прогрессивной части человечества — идти вперед, подтягивая за собой тех, кто еще не понял верного вектора движения.
Язык современного бизнеса — не английский, немецкий, или какой-либо еще, это — язык проектного менеджмента. В современном бизнесе он стал основным методом управления: если в компании нет проектного менеджмента, то это умирающая компания. Все, что направлено на создание новых продуктов и услуг, так или иначе связано с проектным менеджментом.
Олег Герасимов, «Житло XXI століття«
Проектный менеджмент и типовые роли участников в нем*
Человек, который генерирует стратегию движения команды и цель работы
Ответственный за тактику достижения цели и обеспечивает «снабжение» (контракты с субподрядчиками, формализация инструкций, мозговых штурмов и пр.)
Генератор идей, провокатор
Тот, кто стимулирует процессы решения конкретных задач, иногда — нестандартными методами
Человек, который выступает в роли «фильтра»: отсеивает пусть даже весьма креативные, но неуместные прямо сейчас идеи и решения
Тот, кто воплощает в жизнь то, что решили на предыдущих этапах
Личность, сглаживающая конфликты, мотивирующая, вдохновляющая
Своеобразный «коннектор», объединяющий команду с внешним миром, и, если надо, изыскивающий ресурсы, которые нужны «на вчера» внутри команды или вовне
Тот, кто отвечает за конечный результат/приемку проекта (иногда выявляет ошибки на промежуточных стадиях и указывает пути доработки)
*классификация R. Meredith Belbin
Таким образом видно, что успешный проектный менеджмент — это сложная конструкция, невозможная без человека, скрепляющего ее. Как правило, это — проектный менеджер.
Глобально, проектный менеджер — это интегратор. Он умеет слушать и слышать других, понимает значение и место каждой «проектной роли» в команде, развивает доверие среди ее участников.
Людмила Нефедова, LEO Consulting
Преимущества проектного менеджмента
Итак, главное отличие проектного менеджмента от традиционного подхода — то, что сначала формулируется задача (ставится цель), а затем уже исполнители создают четкий календарно-финансовый план достижения этой цели.
Такой подход позволяет:
Выглядит весьма оптимистично. Но ясно, что без ложки дегтя не обойтись, поэтому рассмотрим преимущества в сравнении с недостатками:
Преимущества проектного менеджмента
Недостатки проектного менеджмента
Процедура управления проектом
В общем виде она может выглядеть так:
Методологии проектного менеджмента
К счастью, методологий сегодня — множество. Для каждого проекта можно подобрать именно то, что нужно.
Все имеющиеся на сегодняшний день варианты можно разделить на такие группы:
Инструменты для проектного менеджмента
Для успешного завершения проекта необходимы не только квалифицированные и мотивированные сотрудники, но и соответствующие инструменты, которые позволят фиксировать достигнутые результаты и своевременно менять приоритеты.
Выбирать инструменты стоит после того, как определена методология, наиболее подходящая для проекта. Но есть и универсальные программы для планирования задач и управления проектами. Выбирая программу, обратите внимание на то, чтобы продукт мог составлять диаграммы Ганта и распределять полномочия и задачи исполнителям с разными ролями.
Что почитать о проектном менеджменте?
Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams, Terry Schmidt
Издание, которое является одним из самых популярных на протяжении нескольких лет и позволяет отойти от непродуктивных шаблонов и построить схемы развития проектов компании, опираясь на логику, действия конкурентов и измеримые показатели эффективности.
Deadline. Роман об управлении проектами, Том ДеМарко
Книга привлекает за счет необычного формата изложения и позволяет переосмыслить свой взгляд на привычные вещи.
Project Management Principles, Paul Newton
Полезное чтение для тех, кто работает в сфере IT. Позволит пошагово разобраться в том, как управлять проектами разных типов. Что важно, в основе издания — опыт человека, который работал с Microsoft, IBM, Министерством обороны Великобритании и пр.
Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих, Джо Оуэн
Книга, основанная на практическом опыте, в которой последовательно изложены принципы эффективного управления проектами, главным образом — персоналом.
Переход на проектный менеджмент: примеры
Значимость проектного менеджмента уже оценили самые разные компании, причем, не только западные.
80% проектов транснациональных корпораций мира были полностью либо частично провалены именно из-за нехватки управленческой составляющей компетенций их руководителей и исполнителей.
Александра Роля, мастер-тьютор программам МВА International Management Academy
Следовательно, необходимость перехода на эту форму управления становится все более очевидной. И для украинских компаний — в том числе.
Что такое Project Management
Проектное управление во всем мире становится все более востребованным. Многие компании нуждаются в высокопрофессиональных управленцах, способных не только руководить традиционными методами, но также инициировать перспективные замыслы и воплощать их в жизнь. Собственно говоря, каждая успешная компания – сама по себе инвестиционный проект, воплощающий все новые замыслы. Руководить их реализацией может специалист, имеющий сертификат Project Management Professional (PMI).
Содержание статьи
Суть проектного управления, ее особенности
Проект в проектном менеджменте (project in project management) – ряд мероприятий, работ, планов и других заданий, ограниченный во временном, ресурсном и финансовом плане и направленный на разработку и создание продукта, имеющего признаки уникальности. Его основными признаками являются:
Такого рода управление внедряется для того, чтобы повысить конкурентоспособность организации или предприятия, разработать не имеющий аналогов инновационный продукт, повысить эффективность всех уровней взаимоотношений в компании. Политика концентрации всех наличных ресурсов (производственного, кадрового, научного) на приоритетном направлении позволяет снизить себестоимости продукции за счет сокращения времени, затраченного на ее разработку и тестирование. Это, в свою очередь, привлекает дополнительные инвестиции и мотивирует персонал на достижение результата, а не механическое выполнение какого-либо действия. Возможность увидеть плоды свое деятельности вкупе с материальным поощрением позволяет привлекать в фирму перспективных работников.
Все решения и промежуточные действия, производимые на проектных принципах, объединяются в большую систему проектного управления (project management system). Чтобы обеспечить качественную и производительную работу на основе этих принципов, необходим профессионал со специфическим набором знаний и умений. Где же найти такого специалиста и как подтвердить его квалификацию?
Основные квалификационные требования к руководителю проектами
Учитывая специфику работы с инновационными инициативами, от проектного менеджера требуется ряд личных качеств, дающих возможность возглавить коллектив специалистов по разным направлениям деятельности, которые отвечают за конкретные процессы:
Среди главных деловых навыков управленца такого рода следует отметить:Проектный менеджер должен уметь в рамках общей стратегии контролировать качество работ на каждой стадии, корректируя их в зависимости от предусмотренных ресурсов и временных параметров. Он связывает разные подразделения, работающие в рамках одной общей задумки, и гармонизирует их деятельность. Кроме того, ПМ должен уметь работать с документацией технического и финансового характера.
Система обучения и сертификации проектных менеджеров
Многие высшие учебные заведения во всем мире преподают дисциплину «проектное управление» и вручают свои дипломы. Однако подход к пониманию самого термина «проектный менеджмент» и уровень получаемых знаний может очень сильно отличаться в зависимости от преподавательского состава, научной базы и традиций каждой страны.
Кроме того, в разных образовательных учреждениях преподают различные курсы, в которых может делаться упор на другие направления деятельности, которые не во всем совпадают с принципами проектности, например, «project and programme management» или «contract and project management». Поэтому актуален был вопрос, каким образом можно оценить уровень знаний управленца этого направления деятельности и определить его готовность выполнять предложенную инициативу.
На сегодняшний день более 170 государств признает сертификацию Института управления проектами (PMI), созданного в 1969 году. Он расположен в США (штат Пенсильвания) и имеет ряд дочерних организаций в других странах, в частности, в России (Санкт-Петербург и Москва). Несмотря на название, организация не является образовательным учреждением в полном смысле этого слова, учебный процесс там не проводится. Это некоммерческая структура, деятельность которой направлена на организацию исследований, разработку стандартов, издание тематических статей, книг и журналов, проведение семинаров и конференций по всему миру.
Одним из важнейших направлений деятельности PMI является аккредитация специалистов по управлению проектами. Наиболее известным и распространенным из них является сертификат PMP (Project Management Professional) – Профессионал в управлении проектами, способный руководить командой. Кроме того, в Институте аккредитуются специалисты и профессионалы и по другим сходным направлениям:
Наличие у кандидата на должность такого сертификата – это сигнал для работодателя или инвестора, своеобразный знак качества. Он означает, что данный менеджер имеет опыт соответствующей работы, высшее образование и прошел тестирование по системе PMBOK.
Кто может получить аккредитацию PMP и в чем ее преимущества
Почему специалисты стремятся получить аккредитацию PMP? У каждого человека свой резон, однако, основных причин этому существует несколько:
Получить подтверждающий документ может специалист, как с высшим, так и со средним образованием. Важно наличие соответствующего стажа работы в реализации системных замыслов. Основные требования к соискателям:Как можно заметить, от кандидата не требуется обязательно иметь высшее образование по конкретным специальностям, гораздо большее значение уделяется опыту работы человека в проектных условиях.
Как производится аккредитация PMP
Кандидат регистрируется и заполняет онлайн-заявку, размещенную на официальном веб-сайте PMI. В заявке указываются личные данные, а также сведения об образовании и детальное описание каждого проекта, в котором кандидат принимал участие. Подавать неправдивые сведения нет смысла, поскольку организация проводит аудит введенной кандидатом информации. Если подтвердится обман, то соискателю может быть отказано в сертификации.
После получения на электронную почту подтверждения о принятии заявки производится электронная оплата экзамена лично участником или компанией, в которой он работает. Первая сдача стоит 555 долларов США, пересдача – 375 долларов США. При отказе от сдачи экзамена и официальном уведомлении Института об этом за 2 суток, деньги возвращают, удерживая лишь 100 долларов за проведение аудита.
Сдавать экзамен за пределами США можно в региональных Центрах Прометрики, например в Московском и Санкт-Петербургском представительствах Института. Сам экзамен происходит в виде электронного тестирования и состоит из 200 разноплановых вопросов из разных областей знаний с 4 вариантами ответов. Учитываются 175 вопросов, остальные – претестовые. За 4 часа необходимо правильно ответить не менее чем на 106 вопросов (61%).
Вопросы постоянно меняются и верифицируются специально собираемой комиссией, однако неизменной остается доля проверяемых областей знания:
После неудачной попытки сдать тест кандидат на протяжении года может еще дважды попытать счастья, дополнительно оплатив пересдачу. Если же все 3 попытки не принесли желаемого результата, то необходимо подождать один год и подать заявку заново.
Срок действия сертификата PMP ограничен 3 годами, после чего его необходимо подтвердить. Механизм подтверждения выглядит так:
Количество подтвержденных менеджеров по проектному управлению в мире составляет уже больше 400 тысяч человек и продолжает возрастать. Бурное развитие проектной деятельности требует все большее количество профессионалов, способных внести идею и воплотить ее на практике.
Кто такой Project manager: чем он занимается и что должен уметь
Если вы хотите стать Project manager или нанять его, то эта статья для вас. Вы узнаете:
Бонусом расскажем, чем Project manager отличается от Product manager, с которым его многие путают, и чем занимаются проджекты в Carrot quest. Для тех, кто планирует нанимать менеджера проектов, разберем, действительно ли стоит это делать.
Кто такой Project manager и чем он занимается
Менеджер проектов, или Project manager — это тот, кто руководит проектами и организует всю работу над ними. Он — связующее звено между всеми членами команды: разработчиками, маркетологами, копирайтерами, дизайнерами, верстальщиками. А также между командой и клиентом.
Задача Project manager — организовать работу над проектом так, чтобы:
Project manager — это профессионал, который знает, как достичь целей клиента, что для этого нужно сделать, какие специалисты нужны и какие из них подойдут лучше для конкретного проекта по компетенциям и личным качествам.
Без менеджера проектов клиенту пришлось бы все делать самому: разбираться, как можно решить задачу, искать подходящих специалистов, передавать проект между ними и проверять результат на каждом этапе — тексты, макеты, креативы, тестовые и итоговую версию продукта.
Спасибо! Мы уже отправили все на почту
Разберем детальнее, чем занимается Project manager.
Общается с заказчиком
Предлагает решения после того, как заказчик обозначает проблему. Например, заказчик хочет увеличить количество качественных лидов, не вкладывая при этом деньги в привлечение дополнительного трафика на сайт. Тогда менеджер по проектам на основе своего опыта может предложить настроить автоворонку на сайте с помощью цепочек сообщений или чата на сайте, в котором покупатели смогут задать волнующие их вопросы, а консультант на них быстро ответит и подтолкнет к заказу. Мы ни раз убеждались, что люди, которые общаются в чате, чаще покупают — чат может увеличить доход компании от 5% до 15%. Подробнее об этом мы рассказывали в нашем исследовании:
Задает вопросы заказчику — брифует его — чтобы понять, какое именно решение подойдет, как работать над проектом и каких результатов в цифрах можно достичь. На брифинге менеджер узнает:
Презентует решения, которые подойдут для проблемы заказчика, и прогнозирует результаты. Затем менеджер с клиентом выбирают, над каким из них будут работать.
Обговаривает с клиентом сроки и что надо будет согласовать: текст, прототип, макет, креатив, итоговую версию продукта.
Обсуждает с клиентом правки и отрабатывает возражения при согласовании промежуточных этапов. Благодаря тому, что есть менеджер, клиенту не нужно думать, с какой правкой к какому специалисту идти, не нужно общаться со всеми самому. Все свои пожелания и требования он обсуждает лишь с одним человеком — менеджером проекта — а тот уже разбирается, к кому и с чем обращаться и как все учесть.
Презентует заказчику результаты проделанной работы по итогам проекта, разбирает с ним, что еще и как можно улучшить в будущем.
Контролирует работу и соблюдение сроков
Определяет, что именно и когда должно быть готово, чтобы успеть все в срок, следит, как продвигается работа каждого специалиста.
Контролирует, чтобы команда учитывала все требования заказчика и не отклонялась от цели проекта.
Проверяет и тестирует все сам, вносит со специалистами необходимые правки, прежде чем передать на согласование клиенту промежуточный результат. Так заказчику не придется тратить время на то, чтобы указать на мелкие ошибки и потом проверить, как их исправили.
Работает с командой
Подбирает для проекта подходящих по скилам специалистов. Отбирая их, он учитывает загрузку каждого на других проектах, чтобы тот успел сдать задачу в нужный срок.
Составляет технические задания (ТЗ) для каждого специалиста, в которых описывает, что конкретно и когда нужно сделать, какие требования и нюансы учесть.
Координирует работу специалистов и проходит с ними все этапы проекта от разработки стратегии до сбора аналитики. Например, сначала с копирайтером он готовит тексты, затем передает их дизайнеру для отрисовки макета, затем верстальщику и разработчику, чтобы воплотить макет в жизнь.
Знает основные нюансы и сложности каждого этапа, может предотвратить помехи, чтобы работать над проектом быстрее и качественнее. Ведь специалисты могут не учесть нюансы работы над проектом друг друга при подготовке своей части и сделать что-то, что помешает подготовке дальнейших этапов.
Например, дизайнер может отрисовать поп-ап, который у верстальщика не получится аккуратно адаптировать под мобильные устройства. Опытный менеджер заметит подобные недочеты в макете и внесет с дизайнером правки, либо сразу подключит верстальщика и обсудит вместе с ним и дизайнером, как все будет работать и что для этого нужно сделать.
Выступает своеобразным фильтром правок при передаче их от заказчика команде и защищает ее от возможного негатива. Клиент может предложить правку, которая окажется слишком субъективной и никак не повлияет на результат проекта, но при этом отнимет у команды много времени и нервов. Менеджер должен объяснить это клиенту, отработать его возражения, отсеять такие правки и передать команде только значимые для результата проекта замечания. Причем передать так, чтобы не обидеть никого из команды: не все ведь одинаково спокойно реагируют на критику, поэтому менеджер должен знать подход к каждому специалисту.
Управляет рисками
Задача Project manager — предусмотреть возможные риски и иметь в запасе ресурсы на случай форс-мажоров.
На проекте может произойти все что угодно:
Project manager должен быть к этому готов и знать, как действовать в той или иной ситуации.
Как устроена работа над проектом
В работе над проектом можно выделить четыре основных этапа: инициация, планирование, исполнение и мониторинг, закрытие.
1. Инициация
На этом этапе Project manager проводит брифинг, изучает бизнес клиента и определяет вместе с ним, какое именно решение для достижения поставленной цели они будут реализовывать и каких показателей нужно достичь.
Результат этапа: утверждена стратегия, выбрано решение для достижения целей заказчика.
Проблемы, которые могут возникнуть:
2. Планирование
Project manager прописывает задачи, которые нужно выполнить, подбирает команду, планирует тайминг проекта (что и когда должно быть готово), предусматривает возможные риски и продумывает, как действовать, если произойдут форс-мажоры. Проджект утверждает с клиентом тайминг и контрольные точки, которые надо будет согласовать.
Результат этапа: утвержден план действий, собрана команда.
Проблемы, которые могут возникнуть:
3. Исполнение и мониторинг
Project manager составляет для специалистов технические задания, те их выполняют, менеджер проверяет результат на каждом этапе и согласовывает его с заказчиком. Проджект следит, чтобы работа шла согласно плану и специалисты все успевали.
Результат этапа: запущен продукт.
Проблемы, которые могут возникнуть:
4. Закрытие проекта
На этом этапе Project manager анализирует результаты проекта и его окупаемость для клиента. Он смотрит, каких результатов удалось достичь, делает выводы о том, что и как можно улучшить в будущем. Он составляет отчет и презентует его заказчику, а также делится результатами с командой и всеми заинтересованными сотрудниками. Затем проджект обсуждает с заказчиком дальнейшие проекты. Также он готовит необходимую документацию для закрытия проекта: акты, счета.
Результат этапа: составлены и презентованы внутренние и внешние отчеты, подготовлена закрывающая документация, принято решение о дальнейших проектах с клиентом.
Проблемы, которые могут возникнуть:
Этапы работы над проектом
Чем занимается Project manager в Carrot quest
Женя Аликин, тимлид команды внедрения Carrot quest:
«В Carrot quest менеджер проектов занимается следующими задачами:
Мы в Carrot quest разработали готовые карты триггерных сценариев для разных сегментов бизнеса:
Примеры реализации подобных сценариев смотрите в наших кейсах:
Вот как схематично можно изобразить весь процесс работы над проектами в Carrot quest:
Какие скилы нужны Project manager и что должно быть в его резюме
Рассмотрим, какими профессиональными компетенциями (Hard Skills) и личностными качествами (Soft Skills) должен обладать успешный Project manager.
Hard skills — хороший менеджер проектов должен обладать следующими навыками:
Soft skills — менеджер проектов должен обладать следующими качествами:
В резюме проджекта должны быть перечислены навыки и опыт, о которых мы рассказали выше. Дополнительно можно указать следующие пункты:
Такие скилы необходимы, чтобы стать в том числе и Project manager в Carrot quest. Вот какие требования к проджектам мы прописываем в наших вакансиях:
— имеет опыт работы в сфере интернет-маркетинга от двух лет;
— понимает, из чего состоит процесс разработки и почему разработчики выполняют свои задачи определенным образом;
— имеет базовые навыки верстки: например, может сверстать письмо в редакторе кода;
— разбирается в аналитике: как в ней работают цели и каким образом ее стоит выстроить, чтобы показать клиенту эффективность проделанной работы;
— разбирается в планировании проектов, дедлайнах, приоритизации;
— считает, что договориться можно обо всем ;)»
