Сводные таблицы Excel
Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 5.6.
Теперь, когда в нашем распоряжении имеется сводная таблица, наступило время для создания, вычисляемого поля. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculated Field).
Рис. 5.6. Создайте сводную таблицу, в которую будет добавляться вычисляемое поле
Чтобы открыть его, на контекстной вкладке ленты Параметры (Options), выбранной в группе контекстных вкладок Работа со сводными таблицами (PivotTable Tools), перейдите в группу Вычисления (Calculations), щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы (Fields, Items & Sets) и выберите в раскрывающемся меню команду Вычисляемое поле (Calculated Field), как показано на рис. 5.7.
Рис. 5.7. Создание вычисляемого поля начинается с этого раскрывающегося меню
На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculation Field), как показано на рис. 5.8.
Рис. 5.8. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля поможет в создании вычисляемого поля для сводной таблицы
В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя (Name) и Формула (Formula). В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. На рис. 5.9 показано, что вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час. Это имя должно точно характеризовать тип выполняемой математической операции.
Рис. 5.9. Выбор для вычисляемого поля описательного имени
Далее перейдите к списку Поля (Fields) и дважды щелкните на поле Объем продаж. Введите символ косой черты /, чтобы указать программе Excel, что вы будете делить значение поля Объем продаж на другой элемент.
По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом собственной формулы следует удалить нуль.
С этого момента диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на рис. 5.10.
Рис. 5.10. Начните ввод формулы со значения = ‘Объем продаж’/
Закончите ввод формулы, дважды щелкнув на поле Период продаж (в часах). Готовая формула показана на рис. 5.11.
Рис 5.11. Полная формула = ‘Объем продаж’/’Период продаж (в часах)’ отображает требуемое вычисляемое поле
Щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем — на кнопке ОК для активизации нового вычисляемого поля. Как видно на рис. 5.12, в результате вы получите вычисляемое поле внутри сводной таблицы.
Рис. 5.12. Вы успешно добавили вычисляемое поле в сводную таблицу. Теперь можно изменять настройки этого нового поля точно так же, как и параметры любого другого поля (например, имя поля, числовой формат или цвет)
Обратите внимание на то, что после создания нового поля Средняя выручка за час оно добавляется в список полей.
Результат, полученный с помощью вычисляемого поля, не форматируется. При желании его можно отформатировать с помощью методики, описанной в разделе Создание базовой сводной таблицы.
Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма (Subtotal) и Общая сумма (Grand Total) сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют строго заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.
Взгляните внимательно на рис. 5.11. Обратите внимание на то, что формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Очевидное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для определения аргументов, применяемых в расчетах. Если вы уже работали с формулами в Excel, то быстро усвоите концепции создания вычисляемых полей.
Настройка вычислений в сводных таблицах
Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память):
Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?
Другие функции расчета вместо банальной суммы
В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару:
Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее:
Долевые проценты
Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as) :
Динамика продаж
. то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж:
. и Дополнительные вычисления (Show Data as) :
Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:
В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.
Дополнительные вычисления в сводных таблицах
Интересный факт: часто встречаю пользователей, которые хорошо владеют инструментом сводных таблиц, но при этом не знают о такой их возможности, как дополнительные вычисления в сводных таблицах. Такие вычисления доступны в Excel 2010–2016, а в Excel 2007 дополнительные вычисления «спрятаны» в параметрах поля и их гораздо меньше.
Например, у нас есть простая таблица Excel по продажам вот с такими данными:
Предположим, нам нужно построить несколько отчетов:
Разберем, как создать такие отчеты с помощью дополнительных вычислений в сводных таблицах.
1. Процентная структура продаж
Чтобы с помощью сводных таблиц определить процентную структуру продаж, нужно сделать несколько простых действий.
Шаг 1. Постройте сводную таблицу, где в области строк Города и Товары, а в области сумм — Доходы (если вы не знаете, как создать сводную таблицу, посмотрите статью «Как построить сводную таблицу в Excel»).
Шаг 2. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому числу в сводной таблице и выбираем раздел:
Дополнительные вычисления → % от общей суммы. В появившемся меню доступно несколько способов вычисления процентов:
а) % от общей суммы – рассчитывается к итоговой сумме, от «угла».
Если переместить данные по Городам в область строк, а Товары в столбцы, мы увидим, что общий процент считается как по строкам, так и по колонкам, и сумма процентов равна 100%.
б) % от суммы по столбцу или по строке.
Если требуется рассчитать структуру продаж, например, только по Городам, выбираем % от суммы по столбцу. Если только по товарам, соответственно – по строке.
в) А если нужно видеть структуру продаж и по товарам, и по городам? Не проблема! Нужно выбрать % от суммы по родительской строке.
Тогда процент рассчитается от суммы группы, а не от общего итога. А сумма процентов внутри группы будет равна 100%.
Шаг 3. Все, конечно замечательно, НО хотелось бы рядом с процентами видеть суммы. И это тоже не проблема! Открою маленький секрет: в область значений сводной таблицы мы можем несколько раз перетащить один и тот столбец. Для этого просто захватываем мышкой нужное поле и несколько раз перетаскиваем его в область сумм.
В сводной таблице появится несколько одинаковых столбцов значений, к которым можно применить разные дополнительные вычисления.
2. Продажи нарастающим итогом
В сводной таблице можно показать суммы доходов нарастающим итогом по месяцам. Это делается также с помощью инструмента дополнительных вычислений.
Шаг 1. Постройте сводную таблицу. В строки поместите Города, в столбцы — Месяцы.
Шаг 2. Правой кнопкой мыши по любому числу, выберите Дополнительные вычисления → С нарастающим итогом в поле.
Шаг 3. В открывшемся окне выбираем, что нарастание нужно по Месяцам и все готово!
Можно выбрать, относительно какого поля будет идти нарастание – строк и столбцов, городов или месяцев. В нашем случае выбран вариант нарастающего итога по месяцам. Кстати, столбец Общий итог пустой, потому что нарастающий итог рассчитан в декабре.
3. Темпы роста
Настроим отчет, в котором будут темпы роста, рассчитанные в сводной таблице.
Шаг 1. В новую сводную таблицу добавляем в строки Города, в столбцы Месяцы. В область значений – два одинаковых столбца Доходы.
Когда в области Значений появляется более двух полей, в столбцах появляется «виртуальное» поле «∑ Значения», которое определяет размещение данных в сводной таблице – по строкам или столбцам. Переместите «∑ Значения» в область строк.
Шаг 2. Щелкаем правой кнопкой мышки по числам одного из полей сводной таблицы и выбираем Дополнительные вычисления → Приведенное отличие. Указываем Базовое поле «месяцы», элемент – «назад».
Январь будет пустым, потому что перед ним нет других данных. Это место можно занять спарклайнами. Чтобы их добавить, перейдите в меню Вставка → Спарклайны → График.
Cоветы и руководства по Google Таблицам
Мастер Google Таблиц с полезными советами и руководствами
Как добавить и использовать вычисляемые поля в сводных таблицах Google Таблиц
Если вы работали со сводными таблицами, вы бы знали, что они являются отличным способом обобщения больших наборов данных. Во-первых, потому что они позволяют группировать данные различными способами, а во-вторых, они позволяют использовать ряд обобщающих показателей для анализа ваших данных.
Для повышения универсальности сводные таблицы также имеют функцию «Расчетное поле», которая позволяет дополнительно настраивать результаты с помощью функций и формул.
В этом руководстве мы продемонстрируем на примере, как вы можете использовать вычисляемые поля в сводной таблице для дальнейшего использования ее аналитических возможностей.
Что такое вычисляемые поля в Google Таблицах?
Сводная таблица предоставляет ряд встроенных показателей, которые вы можете использовать для анализа данных.
К ним относятся большинство стандартных сводных показателей, таких как среднее значение, медиана, дисперсия и т. Д. Однако часто необходимо выполнить определенные вычисления, которые могут быть недоступны во встроенных параметрах.
Здесь на помощь приходят вычисляемые поля. Вычисляемые поля позволяют обрабатывать данные для предоставления более настраиваемых результатов в сводной таблице.
Например, что, если вы хотите добавить НДС к отпускным ценам на товары в определенной торговой точке? Конечно, имеет смысл добавить формулу для этого в исходный набор данных.
Однако что, если вы хотите, чтобы это происходило только в сводной таблице, а исходные данные оставить нетронутыми?
Вычисляемые поля позволяют использовать настраиваемые формулы для отображения сводных показателей в сводной таблице.
Как использовать вычисляемые поля в сводных таблицах в Google Таблицах
Допустим, у вас есть следующий набор данных:
Предположим, из приведенного выше набора данных вы хотите создать сводную таблицу, в которой будет отображаться следующее:
Для этого нужно двигаться шаг за шагом. Это означает, что вам необходимо:
Давайте пройдемся по этим шагам один за другим.
Создание сводной таблицы для отображения общей суммы продаж для каждого продукта
Чтобы создать сводную таблицу, в которой будет отображаться общая сумма продаж по продуктам, вам необходимо выполнить следующие шаги:
Здесь отображается общая сумма продаж по каждому продукту, как показано ниже:
А что, если вы также хотите увидеть, что произойдет, если вы добавите 5% НДС к общей сумме продаж каждого продукта?
В категории «Значения», если вы щелкните раскрывающийся список под «Суммировать по», вы заметите, что нет опции для добавления 5%.
Это означает, что вам нужно будет определить собственный расчет самостоятельно. Это легко сделать, добавив вычисляемое поле.
Добавление вычисляемого поля, суммированного с помощью SUM
Теперь вы хотите добавить 5% к общей сумме продаж каждого товара и отобразить ее в новом столбце. Поскольку расчет должен выполняться для общей суммы продаж (SUM значений SellingPrice для каждого элемента), ваше вычисленное поле необходимо суммировать с помощью SUM.
Вот шаги, которые необходимо выполнить, если вы хотите добавить 5% НДС к общей сумме продаж для каждого продукта:
Примечание. Поскольку мы хотели добавить сумму НДС к общему объему продаж для каждого продукта, мы оставили в поле «Суммировать по» значение по умолчанию «СУММ». Если вы щелкните раскрывающийся список под «Суммировать по», вы заметите, что у вас есть только два варианта: «СУММ» и «Пользовательский».
Если вы хотите отобразить минимальное количество проданных единиц для каждого предмета, вам нужно будет использовать отдельные значения «Единицы» из исходного набора данных в вашей настраиваемой формуле вместо СУММ. Мы увидим, как это сделать, в следующем разделе.
Добавление вычисляемого поля, обозначенного как Custom
Теперь мы хотим найти минимальное количество проданных единиц для каждого продукта. Обратите внимание, что мы хотим использовать для каждого продукта отдельные единицы, проданные в определенный день, а не СУММУ проданных единиц. Это означает, что наше вычисляемое поле не может быть суммировано с помощью SUM. Существует еще один вариант «Суммировать по», и это вариант «Пользовательский».
Вот шаги, которые вам нужно выполнить, если вы хотите найти минимальное количество проданных единиц для каждого продукта:
Примечание. Поскольку мы хотели найти минимальное количество проданных единиц для каждого продукта, мы изменили поле «Суммировать по» на «Пользовательский» вместо SUM.
Важные моменты о вычисляемых полях
Вычисляемые поля обеспечивают большую гибкость и универсальность сводных таблиц. Однако у него все же есть определенные ограничения. Поэтому при создании вычисляемых полей важно помнить об определенных моментах.
В этом руководстве мы показали вам несколько простых примеров использования сводных таблиц с вычисляемыми полями.
Как видите, вычисляемые поля помогают сделать ваши сводные таблицы более мощными, поскольку они позволяют настраивать сводки и результаты по своему вкусу. Мы надеемся, что вам понравился этот урок и он оказался полезным.
Сводные таблицы в Excel
history 10 апреля 2013 г.
Сводные таблицы ( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:
Подготовка исходной таблицы
Начнем с требований к исходной таблице.
Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).
Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:
В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.
В таблице имеются столбцы:
Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».
Создание Сводной таблицы
Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».
В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.
На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).
Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:
Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).
Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.
Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.
Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.
Детализация данных Сводной таблицы
Обновление Сводной таблицы
Удаление Сводной таблицы
Изменение функции итогов
Изменение порядка сортировки
Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).
Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.
После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.
Изменение формата числовых значений
Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …
Добавление новых полей
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.
Добавление столбцов
Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что Сводная таблица развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.
Сводная таблица примет следующий вид.
Меняем столбцы местами
Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в Сводной таблице перетащить его в нужное место.
Удаление полей
Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.
Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).
Добавление фильтра
Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:
Вид получившейся Сводной таблицы должен быть таким:
Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся) списком в ячейке B1 (поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.
После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.
Обратите внимание, что в Списке полей Сводной таблицы напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.
Также стандартный механизм фильтрации данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов Сводной таблицы.
Несколько итогов для одного поля
Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:
Отключаем строки итогов
Группируем числа и Даты
Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:
Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:
Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.
Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно Группировка по полю будет выглядеть так:
Теперь Сводная таблица показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.
Условное форматирование ячеек Сводной таблицы
К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:
